O eSocial surgiu com o objetivo de unificar as obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias em um único sistema, trazendo mudanças significativas para o departamento pessoal (DP) e recursos humanos (RH) das empresas.

Em 1º de abril de 2023, uma nova obrigação foi incorporada ao eSocial: a inclusão dos processos trabalhistas.

Todas as informações relativas ao assunto, incluindo decisões transitadas em julgado, acordos homologados, bem como aqueles envolvendo a CCP (Comissão de Conciliação Prévia) ou o Ninter (Núcleo Intersindical), devem ser informadas ao eSocial, independentemente do período abrangido pelas decisões.

Essa novidade traz impactos significativos para as empresas, que precisam se adaptar para atender a essa demanda.

Com esse propósito, foram criados quatro eventos específicos para lidar com essa nova rotina:

1. Evento S-2500: responsável por registrar os dados dos processos trabalhistas na Justiça do Trabalho e dos acordos celebrados nas CCPs e Ninter.
2. Evento S-2501: informa os valores do imposto de renda retido na fonte e das contribuições previdenciárias.
3. Evento S-3500: relativo à exclusão de eventos relacionados a esses processos.
4. Evento S-5501: trata das informações de tributos decorrentes dos processos trabalhistas no momento do retorno.

Com base nas informações fornecidas no evento S-2500, será realizado o cálculo do valor do FGTS, enquanto as informações no evento S-2501 serão utilizadas para calcular as contribuições previdenciárias e o imposto de renda.

Assim, a GFIP 650/660, anteriormente utilizada para reclamatórias trabalhistas, será substituída pela DCTFWeb específica para esse fim, separada da DCTFWeb mensal, juntamente com o FGTS Digital.

Enquanto o FGTS Digital não estiver em operação, previsto para o segundo semestre de 2023, continuará sendo necessário enviar a GFIP 650/660 para o recolhimento do FGTS referente aos processos trabalhistas.

Embora tenha sido estabelecida para auxiliar na prestação dessas informações e trazer clareza ao processo, essa mudança também apresenta certas complexidades que, se não forem tratadas com cuidado, podem prejudicar a conformidade jurídica e contábil das empresas.

Em particular, é necessário ter cuidado com a responsabilidade de quem deve fornecer essas informações no sistema.

Independentemente de ser o empregador, aquele que efetuar o pagamento da condenação ou acordo também será responsável por fornecer essas informações no eSocial, uma vez que o pagamento pode ser decorrente de responsabilidade solidária ou subsidiária.

É importante ressaltar que os dados enviados ao eSocial têm caráter sigiloso e seu compartilhamento com terceiros é estritamente proibido, podendo resultar em infrações nas esferas administrativa, penal e civil.

Além disso, a falta de padronização das sentenças trabalhistas será um dos maiores desafios enfrentados pelos departamentos pessoal e de recursos humanos.

Cada caso ainda exigirá uma análise individualizada, o que ressalta a importância de contar com a consultoria de profissionais qualificados na área contábil, que possuam a expertise necessária para garantir a melhor condução de cada situação.

No entanto, além dessas adaptações técnicas, tanto o RH quanto o DP precisarão ajustar completamente sua mentalidade com essa inclusão dos processos trabalhistas no eSocial.

É fundamental manter uma comunicação clara e constante entre as equipes para evitar a perda de prazos e garantir a consciência sobre os dados que serão inseridos.

Em meio a interpretações divergentes em cada caso, somente com um alinhamento jurídico, profissional e departamental interno as empresas conseguirão se ajustar a esse novo cenário com precisão.

Dúvidas sobre o assunto? Entre em contato com o MCK.